厲害的溝通不是說不停，也不是光會聽，
而是讓對方成為主角，但發球權仍在你手上！
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3步驟，成功提升溝通效率
積極傾聽的基礎是由傾聽與問答構成，透過這兩種模式，肯定能提升溝通的產值與效率吧。在正式溝通的時候，兩者的組合將是創造出結果的最終武器。
不過，想要提高積極傾聽的效果，還得再加上正式溝通前的「準備」作業，與完成溝通後的「後續追蹤」。如此便可以提高這兩種模式在正式溝通時的品質，讓效果更好。
為了在決勝關鍵的重要會議、簡報和面試時達到確實效果，不妨以準備、正式溝通（傾聽與問答）和後續追蹤這三個步驟來擬訂策略。
步驟1：準備←步驟2：正式溝通（傾聽與問答）←步驟3：後續追蹤
步驟1的準備，是為了讓問答在步驟2的正式溝通時更有效。我猜自認不擅溝通或表達的人，其實有很多都是因為準備得不夠充分。
關於這點，只要看過以擅於傾聽廣為人知的阿川佐和子小姐的著作阿川流傾聽《對話術》(野人出版)，就能知道她花了多少時間和精神在準備。就我所見，阿川小姐不只擅於傾聽，更是積極傾聽的高手。
不管怎麼說，倘若準備得不夠充分，到了正式溝通的時候就很容易流於表面，導致消化不良。盡全力做好萬全的準備，也能增加正式溝通時的自信。這麼一來，或許也有人會說：﹁我事先徹底調查過對方的喜好和興趣囉！不過就算事先進行過各式各樣的調查，可能也沒有思考過，要怎麼有效運用在正式溝通上。
這種準備正是日本式溝通的優點，能充分發揮重視傾聽的特質，這個步驟有助於在關鍵時刻得到最豐碩的成果。
步驟2的正式溝通，則是訪談或洽商時面對對方，運用傾聽與問答技巧的時刻。利用在步驟1蒐集到的資訊或準備好的問題，同時確認對方呈現在自己面前的表情或答案，再利用傾聽與問答來炒熱談話氣氛，達成自己希望的目標。或者也可以配合狀況臨機應變，調整談話的方向。
接下來是步驟3的後續追蹤。正式溝通後如果沒有追蹤後續發展，就無法期待好不容易在步驟2達成共識的狀態能發揮作用。為了加深與對方的關係，以便有下一次合作的機會，必須下很多苦心。
積極傾聽的具體技巧，就是依照這三個步驟進行，下一章開始，將為大家詳細說明。
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積極傾聽四好處，能創造雙贏最重要
在此作為本章的總結，請容我再為大家整理一次，在溝通上藉由積極傾聽，可以期待得到哪些效果。
第一，溝通可以順利進行。
例如，第一次見面的時候，雙方都會下意識地保持戒心，也有人會有﹁讓我瞧瞧你有什麼本事﹂的想法，這時可藉由先向對方表現出傾聽的姿態，來降低他的戒心。對方一旦覺得你很好說話，溝通肯定就能順利進行。
像面試那樣單方面接受詢問的狀況，基本上也是同樣道理。對方應該有想聽到、想知道的事，只要能徹底理解他想聽到、想知道什麼，並好好回答，遇到不清楚的事就擺出誠懇求知的態度。甚至如果能表現出對對方的關心和興趣，肯定會更有效。
第二，可以更深入溝通。
乍看之下似乎談得很熱絡，但實際上都在講些不著邊際的話，諸如此類的溝通也屢見不鮮。這是因為雙方都準備得不夠充分，或是沒有意識到溝通是為了什麼目的。對於這點，積極傾聽就是要搞清楚自己的目標，同時考慮對方的利益，並事先設計好問題。
在正式溝通時提出一些問題，聽完對方說的話後再反饋自己的感想，藉此讓對方產生﹁你很內行﹂、﹁可以溝通﹂的信賴感。如此一來，就能牛頭對上馬嘴，讓溝通變得更深入。
第三，比較容易展現出溝通成果。
當溝通順利進行，內容也變得更深入，當然比較容易達到自己的目標。不僅如此，還可能有效率地提升彼此之間的親近感和信賴感，得到超乎想像的豐碩成果。例如，只要見一次面，就能得到以往可能得見上好幾次面，才好不容易能得到的同意。
第四，溝通可以促成下次的合作。
倘若這次的溝通讓對方覺得很開心，有很多新發現，對方也會覺得「還想再見面」、「下次再聊聊這件事吧」，就比較容易拿到接下來的訂單，或甚至讓對方主動找上門來。
由此可知，只要藉由積極傾聽，每次溝通都能為雙方帶來雙贏的結果。會有愈來愈多的機會降臨，人際網絡也會日漸擴張，從此進入人生的正向循環。
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本文摘自好優文化《跟任何人都能聊出真心話》
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