多寫報告,揣摩上意:主管滿意,職涯順利

多寫報告,揣摩上意:主管滿意,職涯順利

沐風文化 2014-06-16 13:23

你是剛擺脫學生身分、初入社會打滾的菜鳥嗎?
明明已經很努力融入新環境,卻還是被討厭、不受重視,到底是哪裡出錯?
或者,你已經是在職場上待了3-5年的「後菜鳥」?
學校教的,老闆不重視;老闆重視的,我一點也不會。到底該怎麼辦?

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精采試閱

多寫報告,揣摩上意:主管滿意,職涯順利

不少上班族都有過類似的經驗:直屬長官交代下來,為某個專案寫一份提案報告。問題是,這份報告寫了又寫,總是被退件,總是不合老闆心意;就算照著老闆的想法去寫,還是被退件,簡直不知道怎麼辦才好。

就算找來教人寫企劃書與提案報告的專書,按照書籍的教導,寫出一份符合邏輯理性思考、觀點與論述正確、立論清楚、可執行性高又省預算的報告,卻還是過不了。

究竟是為什麼自己寫的提案報告老是過不了關呢?

‧自我中心要不得

寫報告這種事情說來很微妙。

雖然是主管交代你去研究、撰寫一份報告出來,但不代表你真的可以完全按照自己的觀察和想法來寫。

只按照自己的想法,卻沒有從公司、客戶和直屬上司的角度去想;無法呈現這份報告對他們的意義和好處;還有該怎麼用字遣詞、安排表述,以何種呈現方式才能讓對方看得懂。如果無法正確掌握他們的心思,無論報告寫得再好、編制得再漂亮,恐怕也是退件的多。

上司不會通過一份自己看不懂或不喜歡的報告。至於看不懂是因為他程度太差還是你寫得太難,不喜歡是因為不符合他的意思或者你的想法太爛,主管是不會告訴你的。

想要寫出一份能讓各方都滿意的報告,捨棄不必要的自我中心、放棄自己的主觀想法是非常關鍵的。要記住,報告只是透過你的腦袋來組織,透過你的手來書寫,裡面的內容必須是其他與此報告有關的人看得懂且能認可的,才會被青睞。

‧不要只寫一份

想要一次就通過提案報告的撰寫,不想老是改來改去卻改不出老闆想要的意思,最好從一開始就別抱著只寫一份報告的心態來寫。

最好能先瞭解與此份報告相關之人事的態度和想法,然後從正面、反面與中立三種立場與角度各寫一份。交報告前,一有機會就想辦法探聽並瞭解老闆的真正想法,再交出較貼近老闆想法的報告,過關的機會比較大。

‧不是狗腿拍馬,而是體察上意

或許有人會說這是狗腿、拍馬屁。問題是,寫不出老闆想要的報告,還不是得退回重寫,一直改到老闆滿意為止,寫到老闆心坎裡的想法才會過關。

撰寫報告不是追求真理,就算是追求真理,也有許多不同的取徑。就好像數學家解題,不會只有一種解答方法;登山者登山,不會只有一條路可攻頂。

上班族寫提案報告,也不會只有一種切入角度可以寫。拋掉自己無謂的主觀或以專業為傲的堅持,因為那很可能是蒙蔽自己看清問題的簾幕。

或許有人會問,為什麼要先寫再套話?先套話再寫不是更輕鬆嗎?其實,這牽涉到寫報告的過程中,人們對專案理解能力的提升,以及對專案看法的瞭解。

先寫出幾份不同切入點的報告,再去探聽老闆的需求,交出符合老闆心意的那份報告。這麼做的好處是,報告有自己的發想、架構、立論邏輯的方式,只是剛好切入點或結論與老闆一致,看起來就像你和老闆的想法不謀而合。

如果先套話、瞭解了老闆的想法和結論再寫報告,恐怕只想著這樣寫是否符合老闆的心意,寫出來的報告不自覺地就像逢迎拍馬,老闆看了也不會開心,因為裡面全部沒有你的觀點。

老闆想要的是觀點正好和自己一致的報告,而不是按照自己的觀點去鋪陳撰寫的報告,後者看起來就像討好老闆。

‧提升掌握全局的能力

或者,乾脆全部呈交給老闆看,顯示你的全面性思考能力。

一個主題的報告多寫幾種,就算不是為了逢迎契合老闆的意思,讓自己得到賞識,其實也是一種自我磨練和學習。這避免對專業的過度自信或習慣,讓自己不自覺地陷入主觀,被主觀所局限,只看見部分真相。

多從幾種不同的角度來寫,等於逼自己多從其他角度來看事情,可以開拓眼界,增加掌握全局的能力,甚至能發現自己過去未能發現的盲點。

多寫雖然辛苦了點,卻也沒那麼辛苦,因為報告中有許多部分是雷同的,最重要的是「值得」。多角度、全方位撰寫報告的能力,將有效提升你的洞察力,增加主管對你的好感,提升職場競爭力。

 

 

本文摘自:《我以前和你一樣也是個菜鳥,直到我的膝蓋中了一箭:搞懂6堂職場課x 10種必備技,各行各業都要你!》一書 

作者簡介

王乾任

職場激勵講師,社會觀察家。

台大社會學碩士,熱衷閱讀,喜好書寫與旅行,從職場兩性到社會評論文化出版無所不寫,是全方位的寫作人與出版工作者。

他擅長激勵人心,懂得從變動不居的社會趨勢中,挖掘出值得開展的職涯前景。平日以寫作授課和演講維生,志在鼓勵青年投入人生志業;在改變社會環境的同時,也大幅自我提升。

平日文章散見各大刊物,並於社區大學開班授課。近期著作包括:《大學生一定要具備的職場接軌力》、《年紀輕輕也能存到100萬》、《說不寂寞是騙人的》、《幽默的情緒智慧》等書。

 

個人部落格:Zen大的敦南新生活

http://mypaper.pchome.com.tw/zen



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